1. Premessa e quadro normativo

Il D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24, (“Decreto”) recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, entrato in vigore il 30 marzo 2023, abroga l’articolo 54-bis del D.lgs. 30 marzo 2001, n. 165, e l’articolo 6, commi 2-ter e 2-quater, del D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231, che disciplinano la tutela del dipendente sia pubblico che privato che segnala illeciti, nonché l’articolo 3 della legge 30 novembre 2017, n. 179, in tema di obbligo di segreto d’ufficio, aziendale, professionale, scientifico e industriale.

Tale Decreto introduce nell’ordinamento italiano – con effetto dal 15 luglio 2023 – disposizioni a tutela dei soggetti, del settore sia pubblico che privato, che effettuano segnalazioni interne o esterne, divulgazioni pubbliche o denunce all’Autorità giudiziaria o contabile, al fine di garantire la riservatezza dell’identità della persona che compie la segnalazione, della persona coinvolta e di quella menzionata nella segnalazione, oltre al contenuto della segnalazione stessa e della relativa documentazione (c.d. whistleblowing). Il Decreto n. 24/2023 mira a rafforzare la tutela del segnalante, persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo, incentivando dunque la collaborazione dei lavoratori per favorire l’emersione delle violazioni, intese come comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità

dell'amministrazione pubblica o dell'ente privato, attraverso la comunicazione di informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell'organizzazione con cui la persona segnalante o colui che sporge denuncia all'autorità giudiziaria o contabile intrattiene un rapporto giuridico (ndr: nell'ambito del proprio contesto lavorativo), nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.

Tanto premesso, con la presente policy la società IL FARO SPA (di seguito anche solo la “Società”) illustra il nuovo quadro normativo delineato dal citato Decreto e fornisce le modalità attraverso le quali i dipendenti e i collaboratori, della Società possono segnalare le violazioni Whistleblowing di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo mediante l’utilizzo di canali di comunicazione idonei a garantire, con modalità cartacee o verbali, la riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione delle segnalazioni.

La Società supporta e incoraggia, a tutela dei valori di integrità e comportamento etico espressi nel proprio codice etico, chiunque intenda segnalare una potenziale condotta inappropriata, scorretta o di presunta violazione dei principi espressi nel Codice Etico, nel Modello Organizzativo

Lgs 231/2001 nelle policy e procedure di Gruppo e, in generale, potenziali violazioni di leggi e regolamenti.

2. Scopo della Policy

La presente Policy Whistleblowing (di seguito Policy) si propone di disciplinare il processo di ricezione, analisi e trattamento delle Segnalazioni inviate o trasmesse, anche in forma anonima, dal dipendente o collaboratore della società IL FARO SPA, dagli Azionisti, dai clienti finali, dai fornitori, Business partner, consulenti e chiunque sia in relazione di interessi con la società IL FARO SPA In particolare la policy si applica a:

- IL FARO SPA;

I suddetti destinatari, a conoscenza di fatti potenzialmente oggetto di segnalazione sono invitati ad effettuare le segnalazioni con tempestività mediante le modalità di seguito descritte astenendosi dall’intraprendere iniziative autonome di analisi e/o approfondimento.

3. Definizioni

Prima di procedere con la declinazione degli aspetti sostanziali ed operativi correlati alla gestione delle segnalazioni, si specifica di seguito il significato da attribuire ad alcuni termini utilizzati nell’ambito della presente Procedura:

ANAC: Autorità nazionale Anti Corruzione;
Segnalante (o Whistleblower): la persona fisica che effettua la segnalazione di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo o di cui è Ai fini della presente procedura in tale categoria si intendono compresi: lavoratori subordinati; lavoratori autonomi; coloro che hanno un rapporto di collaborazione professionale con la Società; i liberi professionisti e i consulenti; volontari e tirocinanti anche non retribuiti (tutelati anche durante il periodo di prova e anteriormente o successivamente alla costituzione del rapporto di lavoro o altro rapporto giuridico); gli azionisti (persone fisiche) e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza,

anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto e tutti i soggetti destinatari del Codice Etico.

Facilitatore: una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
Segnalato: soggetto individuato quale responsabile dell’illecito oggetto della
Segnalazione (o Whistleblowing): comunicazione del Segnalante contenente informazioni su violazioni, compresi i fondati sospetti riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse in Società, nonché elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni ai sensi di quanto previsto dal decreto 231, così come modificato dal d.lgs. n. 24/2023.

4. Le segnalazioni “whistleblowing” – oggetto delle segnalazioni

Per “whistleblowing” si intende qualsiasi segnalazione di violazioni di disposizioni normative nazionali (ivi incluse le condotte illecite rilevanti ex D.Lgs. 231/2001 e le violazioni del Modello 231 adottato dalla Società e, pertanto, del Codice Etico e/o delle procedure del sistema normativo interno della Società) o dell'Unione europea, presentata a tutela dell’interesse pubblico nonché dell’integrità della Società, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.

Non esiste un elenco che indichi con esaustività i reati o le irregolarità che possono costituire oggetto di segnalazione.

Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, atti, omissioni, anche tentati, che possono comportare pregiudizio per la Società in quanto lesivi della sua integrità o dell’interesse pubblico, di cui si è venuti a conoscenza nel contesto lavorativo.

Ai sensi del D.lgs. 24/2023 oggetto della segnalazione possono essere comunicazioni di violazioni, consistenti in illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione delle norme, nazionali e/o europee, applicabili all’attività svolta dalla Società cui la segnalazione si riferisce, con riguardo ai seguenti settori:

illeciti commessi nell’ambito della gestione di appalti pubblici;
violazione delle norme che regolano i servizi, i prodotti ed i mercati finanziari, nonché delle norme poste a prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
violazione delle norme a tutela dell’ambiente;
violazione delle norme poste a tutela della salute pubblica;
violazione delle norme volte alla tutela della vita privata e protezione dei dati personali, nonché alla sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
violazione delle norme poste a tutela del consumatore;
violazione delle norme in materia di sicurezza e conformità dei prodotti e sicurezza dei trasporti, nonché sicurezza degli alimenti e dei mangimi e benessere degli animali;
violazione delle norme in materia di radioprotezione e sicurezza nucleare;
atti od omissioni che relativamente alla frode ed altre attività illegali ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea di cui all’art. 325 del TFUE come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni e pareri dell’UE (frodi, corruzione e qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione Europea;
violazione delle norme in materia di concorrenza;
violazione delle norme in materia di aiuti di Stato,
violazione delle norme in materia di mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto ovvero la finalità della normativa applicabile in materia di imposta della società;
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o le finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea nei settori di cui sopra;
condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001 o violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo.

Le segnalazioni devono essere effettuate ogni qual volta vi sia fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni siano vere.

Al fine di agevolare le verifiche e analisi successive è utile siano indicate in modo chiaro:

la descrizione del fatto;
le circostanze, di tempo e di luogo, in cui si è verificata la violazione segnalata;
le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui sono attribuiti i fatti segnalati.

Il segnalante, ove ne abbia disponibilità, può allegare documenti (testi, immagini, audio, video…) che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché indicare i nominativi di altri soggetti che potrebbero contribuire agli approfondimenti.

Non sono meritevoli di tutela le segnalazioni fondate contenenti informazioni che il segnalante sa essere false.

Le segnalazioni devono essere fatte con spirito di responsabilità, avere carattere di interesse per il bene comune e rientrare nelle tipologie di non conformità per cui il sistema è stato implementato.

Sono escluse dalle segnalazioni ammissibili - che quindi non saranno gestite secondo quanto previsto dalla presente procedura- quelle di seguito indicate:

Contestazioni o rivendicazioni o richieste aventi ad oggetto questioni interpersonali. Le doglianze di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o colleghi, dovranno continuare ad essere inviate alle funzioni del Personale di competenza che si occuperanno della relativa gestione.
Reclami connessi a disservizi o problematiche relative alle prestazioni svolte da IL FARO SPA da inviare alle dedicate funzioni aziendali.
Segnalazioni di violazioni già disciplinate in via obbligatoria da specifici atti normativi con riguardo ai seguenti ambiti:

o Servizi finanziari e prevenzione del riciclaggio di denaro o del finanziamento del terrorismo per i quali le Società tenute ai relativi obblighi hanno attivato le procedure di segnalazione previste dalle relative norme;

Sicurezza dei trasporti per quanto concerne il settore dell’aviazione civile e navale;
Tutela dell’ambiente con riguardo alla normativa relativa alla sicurezza delle operazioni in mare nel settore degli idrocarburi.
Segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale e di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale.
le mere voci o i “sentito dire”.

In linea generale, la Società esorta i propri dipendenti a risolvere eventuali controversie lavorative, ove possibile, attraverso il dialogo, anche informale, con i propri colleghi e/o con il proprio responsabile diretto. Le segnalazioni devono essere fatte con spirito di responsabilità, devono avere carattere di interesse per il bene comune, devono rientrare nelle tipologie di non conformità per cui il sistema è stato implementato.

5. Requisiti delle segnalazioni

Le segnalazioni, come in parte già sopra detto, devono:

essere effettuate in buona fede;
essere circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti;
riguardare fatti riscontrabili e conosciuti direttamente da chi segnala;
contenere, se conosciute, tutte le informazioni necessarie per individuare gli autori della condotta potenzialmente illecita;
contenere se conosciute le modalità nonché le circostanze di tempo e di luogo di accadimento dei fatti segnalati specificando se l’attività risulta ancora in corso;

È responsabilità del segnalante, anche anonimo, effettuare segnalazioni in buona fede, ovvero sulla base della convinzione che quanto si afferma è vero, è fondato e in linea con lo spirito della presente policy: segnalazioni manifestatamente infondate, opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato o soggetti comunque interessati alla segnalazione, non verranno prese in considerazione e saranno passibili di sanzioni e/o azioni avanti all’Autorità giudiziaria competente.

Le segnalazioni anonime, rispetto a quelle identificate, devono essere dettagliate in maniera più approfondita affinché i fatti e le situazioni contestate siano sufficienti a poterne valutare la fondatezza e poter portare avanti l’istruttoria.

In qualsiasi momento, il segnalante potrà liberamente scegliere se rivelare la sua identità, qualora si senta più sicuro.

La Società si riserva la possibilità di richiedere al segnalante l’autorizzazione a rivelare la propria identità laddove ciò sia indispensabile per l’avvio di un procedimento disciplinare e/o giudiziario nei confronti dell’autore della condotta segnalata.

6. Tutela e responsabilità del Segnalante

Al segnalante è riconosciuta la tutela:

della riservatezza della propria identità, riferita non solo al nominativo, ma anche a tutti gli elementi della segnalazione nonché la documentazione ad essa allegata, nella misura in cui il loro disvelamento, anche indirettamente, possa consentire l’identificazione del segnalante. Il trattamento di tali elementi va quindi improntato alla massima cautela, a cominciare dall’oscuramento dei dati qualora per ragioni istruttorie altri soggetti ne debbano essere messi a conoscenza;
da misure ritorsive o discriminatorie, dirette o indirette, adottate a seguito della segnalazione effettuata in buona fede, quali, a titolo non esaustivo, sanzioni disciplinari, demansionamento, licenziamento, trasferimento, peggioramento delle condizioni di lavoro. L’intento ritorsivo sussiste ogni qual volta possa dirsi che la ragione che ha condotto all’adozione della misura nei

confronti del segnalante sia la volontà di “punirlo” per aver segnalato. In tali casi è cura della Società provare che tali provvedimenti sono estranei alla segnalazione.

Sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante ai sensi e per gli effetti dell’art. 21 del d.lgs. n. 24/2023.

Sono altresì previste sanzioni nei confronti del segnalante, comminabili anche da ANAC, nel rispetto delle condizioni di cui al d.lgs. n. 24/2023, nel caso di segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave o che si dovessero rivelare false, infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la Società, il segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione.

La segnalazione, come vedremo, non è da sola sufficiente ad avviare alcun procedimento disciplinare nei confronti del segnalato.

7. Tutela del Segnalato

Qualora, a seguito di concreti riscontri acquisiti a riguardo della segnalazione, si decida di procedere con l’attività istruttoria, il segnalato potrà essere contattato e in tal caso gli verrà assicurata la possibilità di fornire ogni eventuale e necessario chiarimento.

Al segnalato è riconosciuta la tutela della riservatezza della propria identità, al fine di evitare conseguenze pregiudiziali, anche solo di carattere reputazionale, all’interno del contesto lavorativo in cui il soggetto segnalato è inserito.

L' identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi della normativa privacy.

La segnalazione non è sufficiente ad avviare alcun procedimento disciplinare verso il segnalato. Nell'ambito del procedimento disciplinare, l'identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

Al segnalante sono comunicate in forma scritta le ragioni della rivelazione dei dati riservati nell'ambito del procedimento disciplinare verso il segnalante nonché, quando la rivelazione della identità del segnalante e delle informazioni sono indispensabili ai fini della difesa della persona coinvolta, nell’iter di gestione della segnalazione.

La tutela del segnalato si applica fatte salve le previsioni di legge che impongono l’obbligo di comunicare il nominativo del soggetto segnalato sospettato di essere responsabile della violazione (ad esempio richieste dell’Autorità giudiziaria).

Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

8. I canali di segnalazione

Di seguito vengono descritti i canali di segnalazione istituiti da IL FARO SPA, in linea con quanto previsto dalle nuove disposizioni normative in materia di tutela dei Segnalanti, ai quali questi ultimi possono rivolgersi per l’inoltro della segnalazione. Tali i canali devono considerarsi alternativi, autonomi e indipendenti tra loro.

Canale interno:

Il segnalante può inviare lettera raccomandata (avente i contenuti e le caratteristiche indicati, senza ricevuta di ritorno e con l’indicazione “segnalazione riservata”) presso la sede legale della società IL FARO SPA, al seguente indirizzo, indirizzandola al Gestore della segnalazione ovvero:

“Alla cortese attenzione

del Gestore della segnalazione: Sig. Fabio Frattianni

c/o IL FARO SPA

Via Reiss Romoli nr. 130 10148 – TORINO “

La corrispondenza così pervenuta sarà gestita dal soggetto coinvolto secondo quanto previsto dalla normativa applicabile.

Le segnalazioni possono, inoltre, pervenire oralmente, chiedendo al Gestore della segnalazione (mediante comunicazione telefonica al seguente numero di telefono 011.2253441) un incontro in forma riservata. Il Gestore procede fissando l’incontro con il segnalante entro 7 giorni dalla richiesta. La segnalazione è effettuata oralmente nel corso dell’incontro con il Gestore e, previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura del personale addetto mediante verbalizzazione scritta. In caso di verbale, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.

Canale esterno:

Il segnalante può effettuare una segnalazione all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) se, al momento della sua presentazione, ricorra una delle seguenti condizioni:

ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le segnalazioni esterne possono essere effettuate in forma scritta attraverso la piattaforma informatica oppure in forma orale attraverso le line telefoniche/sistemi di messaggistica vocale predisposti da ANAC ovvero, su richiesta del segnalante, mediante incontro diretto fissato entro un termine ragionevole. Si rinvia al riguardo alla specifica sezione del sito ANAC (https://www.anticorruzione.it/).

9. Destinatari della segnalazione

Il soggetto preposto alla recezione e all’analisi delle Segnalazioni è il Sig. Fabio Frattianni, soggetto interno alla Società, che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna per garantire tali principi. Della ricezione di una segnalazione e del suo contenuto sono informati tempestivamente i membri dell’Organismo di Vigilanza e/o ai membri dell’organo di controllo della Società.

Il Gestore della segnalazione svolge direttamente, in via discrezionale e sotto la propria responsabilità tutte le attività volte all’accertamento dei fatti oggetto della segnalazione e, per lo svolgimento di tali verifiche può avvalersi, qualora ciò risultasse necessario ed opportuno, del supporto e della collaborazione delle strutture interne ovvero di una consulenza tecnica esterna, al fine di disporre del più elevato livello di professionalità specifica e tecnica, nonché di verificare la presenza di dati ed informazioni utili a consentire una prima valutazione della fondatezza della Segnalazione stessa. Si precisa che, in tali casi, dovrà essere condiviso solo il contenuto della Segnalazione necessario alla fase istruttoria, espungendo tutti i riferimenti dai quali sia possibile risalire, anche indirettamente, all’identità del segnalante.

Il Gestore una volta ricevuta la segnalazione rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione.

10. Gestione delle segnalazioni

Il processo gestionale delle Segnalazioni è così articolato:

Analisi preliminare della Segnalazione: effettuata per verificare attentamente che la segnalazione non costituisca una mera doglianza personale o una segnalazione carente degli elementi essenziali sopra individuati in base anche a quanto previsto dal Decreto. Qualora, all’esito di tale fase preliminare, la segnalazione venga valutata come semplice doglianza personale o come irrilevante ovvero quando il Gestore ritenga che la stessa non presenti gli elementi necessari per poter procedere alla successiva fase di indagine nel merito, si procederà alla relativa archiviazione, dandone, ove possibile, informazione al segnalante.

Il segnalante potrà, in qualsiasi momento, chiedere un aggiornamento in merito alle attività di indagine avviate dal destinatario a seguito della sua segnalazione, fornendo ulteriori informazioni afferenti ai fatti di cui alla segnalazione medesima.

La conclusione di tale fase potrà condurre agli scenari seguenti:

Segnalazione ammissibile: si procederà alla fase successiva;
Segnalazione non ammissibile: non si procederà con la fase successiva perché mancano totalmente i requisiti normativamente prescritti perché la segnalazione possa essere ricevuta;
Valutazione non possibile: non si procederà con la fase successiva perché non è stato possibile raccogliere tutti gli elementi necessari a circostanziare compiutamente la segnalazione e quindi a valutarla adeguatamente.

Istruttoria della segnalazione effettuata qualora emerga, in base all’analisi preliminare, che la segnalazione è fondata e presenta i requisiti richiamati dalla normativa di Tale

indagine sarà orientata a valutare la veridicità e la fondatezza dei fatti allegati alla segnalazione, al fine di adottare gli opportuni provvedimenti.

Se indispensabile, il Gestore può richiedere chiarimenti e integrazioni al segnalante e/o eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione, nel rispetto delle necessarie cautele.

Nel caso venissero ravvisati elementi di fondatezza della segnalazione, il Gestore inoltra il contenuto della segnalazione (e, ove occorra e sia noto, il nominativo del Segnalante) ai soggetti terzi competenti e/o eventualmente coinvolti, anche per l’adozione dei provvedimenti conseguenti, quali:

Il responsabile di Area/Direzione all’ interno della quale si è verificato il fatto ai fini dell’acquisizione di elementi istruttori, qualora non vi siano ipotesi di reato;
Al reparto Personale, per eventuali profili di responsabilità disciplinare, che intraprenderà l’iter più adeguato in conformità alle procedure e sistemi di poteri vigenti;
Gli Amministratori che hanno la legale rappresentanza della società coinvolta al fine di presentare denuncia all’ Autorità giudiziaria competente, ove si tratti di condotta penalmente rilevante;
Gli Amministratori della società coinvolta per l’adozione delle necessarie azioni correttive sulle aree e sui processi aziendali interessati dalla Segnalazione volte a rafforzarne il sistema di controllo interno da parte della Società e la gestione dei relativi rischi, a fronte dei quali i responsabili aziendali a ciò preposti redigono uno specifico piano di azione.

La conclusione di tale fase potrà condurre ai seguenti scenari:

Nessun esito: ciò potrebbe verificarsi nei casi in cui, ritenuta prima facie fondata la segnalazione, nel corso dell’istruttoria non siano poi stati raccolti elementi sufficienti per valutarla ovvero la segnalazione si sia dimostrata carente dei requisiti necessari o comunque di contenuto non pertinente.
Segnalazione gestita internamente: si tratta dei casi in cui, la segnalazione, risultata fondata ma non integrante una fattispecie di reato ovvero si sia potuta risolvere in un monito al/ai soggetto/i denunciato/i ovvero in una riorganizzazione/revisione di processi e/o procedure
Comunicazione alle autorità competenti: si tratta dei casi in cui la segnalazione, risulta fondata e atta ad integrare una fattispecie di reato o che possa condurre alla determinazione di provvedere alla denuncia del reato stesso alle autorità competenti.

Il termine complessivo per la conclusione del procedimento di verifica della segnalazione viene fissato in massimo 3 mesi dalla data di avviso del ricevimento della segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni decorrenti dalla presentazione della segnalazione.

È fatta salva la proroga dei termini qualora l’accertamento risultasse particolarmente complesso.

Le segnalazioni inviate allo scopo di danneggiare o altrimenti recare pregiudizio al segnalato nonché ogni altra forma di abuso dell’istituto di Whistleblowing sono fonte di responsabilità del segnalante, in sede disciplinare e nelle altri sedi competenti, in particolar modo se venga accertata la infondatezza di quanto segnalato e la strumentale e volontaria falsità di accuse, rilievi, censure, nonché ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione delle previsioni

indicate nel presente documento. A tal fine, qualora nel corso delle verifiche la segnalazione ricevuta si riveli intenzionalmente diffamatoria nonché palesemente infondata ed effettuata con dolo o colpa grave, in coerenza con quanto sopra descritto, la società potrà applicare opportuni provvedimenti disciplinari.

Al fine di garantire la ricostruzione delle diverse fasi del processo, il Gestore è tenuto a documentare, mediante la conservazione di documenti informatici e/o cartacei, le segnalazioni ricevute, al fine di garantire la completa tracciabilità degli interventi intrapresi e l’adempimento delle sue funzioni istituzionali.

11. Conservazione della documentazione

Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività, il Gestore cura l’archiviazione, mediante una protocollazione riservata su autonomo registro, di tutta la documentazione di supporto della segnalazione per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per un periodo di massimo 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Gli eventuali dati personali e sensibili contenuti nella segnalazione, incluse quelle relative alla identità del segnalante o di altri individui, verranno trattate nel rispetto delle norme per la protezione dei dati personali e della Policy GDPR adottata dalla Società.

12. Sistema sanzionatorio

La Società, nel rispetto delle previsioni normative applicabili, possono comminare sanzioni disciplinari nei confronti di coloro che si rendano responsabili, fra l’altro, di:

condotte ritorsive e/o discriminatorie, dirette e indirette, nei confronti del soggetto che abbia effettuato la segnalazione;
condotte di ostacolo o tentativo di ostacolo alla segnalazione;
violazioni delle misure poste a tutela della riservatezza del segnalante;
negligente gestione dei canali di segnalazione;
negligente verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
segnalazioni infondate, calunniose o diffamatorie, nel caso di responsabilità penale del segnalante, accertata anche con sentenza non definitiva.

Si segnala, infine, che l’ANAC dispone di poteri sanzionatori che gli attribuiscono la facoltà di irrogare sanzioni pecuniarie amministrative che vanno da 10.0000 a 50.000 euro nei confronti di tutti i soggetti che si rendano responsabili di violazioni del Decreto.

13. Obbligo di riservatezza

Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare seguito alle stesse.

L’identità della persona del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rilevate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito

alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli art. 29 e 32, del Regolamento UE 2016/679 e del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto 30 giugno 2003, n. 196.

14. Trattamento dati personali

Ogni trattamento dei dati personali, compresa la comunicazione tra le autorità competenti, previsto dal decreto nr. 24 del 10 marzo 2023 deve essere effettuato a norma del Regolamento nr. 2016/679, nonché del decreto nr. 196/2003. La comunicazione di dati personali da parte delle istituzioni, degli organi o degli organismi dell’Unione Europea è effettuata in conformità al regolamento UE 2018/1725.

I dati personali che manifestatamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti, o se raccolti accidentalmente, sono immediatamente cancellati.

15. Aggiornamento della Policy

La Policy è disponibile in una sezione dedicata del sito della Società.

La Policy è oggetto di verifica periodica per garantirne il costante allineamento alla normativa di riferimento nonché in funzione dell’operatività e della esperienza maturata.

Ultimo aggiornamento 12/2023

PROCEDURA WHISTLEBLOWING IL FARO